¿Qué es la contabilidad analítica?
Todas las empresas del mundo están obligadas a tener y presentar al Registro Mercantil su contabilidad general.
La contabilidad analítica nace de la voluntad propia de la empresa, no se presenta ni se registra en ningún organismo. Es una herramienta interna de trabajo que quiere dar a la empresa información relevante sobre su negocio bajo varios prismas y permitir monitorizar las diferentes partes de su negocio.
Cualquier empresa vende algo a alguien. Ahora bien, si tiene miles de clientes y miles de productos, le interesará agregar tanto sus clientes como sus productos en grupos que le interese seguir, para observar y monitorizar la rentabilidad y evolución de dichos grupos.
En base a la realidad física del modelo de negocio de la empresa, nacen sus dimensiones de negocios:
la dimensión marca
la dimensión mercado
la dimensión canal de venta
la dimensión categoría de producto, etc.
Cada dimensión está poblada de individuos. Por ejemplo, la dimensión mercado contendrá los continentes a los cuales la empresa vende, que ellos mismos contendrán los países a los cuales pertenecen los clientes a los cuales vende. Estos individuos son nodos del modelo analítico de la empresa.
Cada nodo tiene su cuenta de resultados y su balance parcial.
De esta forma, se ha generado una red de nodos que quiere reflejar los puntos importantes que la empresa ha decidido seguir.
Por otra parte cuanto más rico será el detalle analítico de los conceptos que sigue la empresa, más precisión tendrá y mejor entenderá la contribución de cada elemento.
Tener un detalle analítico es vital para que cada responsable de la organización de la empresa pueda evaluar su contribución y ayudar a mejorar el conjunto de la empresa.
¿Quién se puede permitir el lujo de tener contabilidad analítica?
Primero, para tener una contabilidad analítica implementada en una empresa, hace falta que hayan recursos dedicados a observar la realidad física del negocio de la empresa, a pensar, diseñar la arquitectura analítica del negocio, tanto a nivel conceptual como de las dimensiones de negocio.
Eso implica talento, tiempo, entender la empresa en su conjunto y saber conceptualizar la cadena de valor de la misma. Escuchar a la organización para modelizar de forma analítica lo que es necesario, clave, ahora y enfocado al futuro de la empresa. La contabilidad analítica implica que todos los registros de movimientos en el ERP de la empresa se hagan de forma consistente con el modelo analítico elegido; lo que significa formación, disciplina y rigor en la contabilización de los hechos.
Segundo, tener una contabilidad analítica implementada no es un "one shot", sino el primer y gran paso que se deberá completar por una actualización a medida de la nueva realidad de la empresa. ¡Es un ente con vida propia!
Por ejemplo, una empresa acostumbrada a vender los mismos productos desde hace años, puede decidir, algún día, lanzar nuevos productos al mercado. Entonces, le interesará seguir la "performance" de estos nuevos productos por una parte y de los recurrentes por otra parte de forma aislada, nace la dimensión de “novedad”.
Tercero, hace falta inversiones tecnológicas importantes, tanto al nivel de software, como de arquitectura de bases de datos y datawarehouses, y de procesos de comunicación para aterrizar el modelo conceptual en una realidad técnica.
Cuarto, lo más importante, es tener una real cultura del dato en la empresa; lo que se adquiere con los años pero sobre todo con la voluntad de perseguir el dato único… y eso es mucho trabajo.
Por todo eso, la contabilidad analítica no se suele ver en las pequeñas y medianas empresa y sólo las empresas con más recursos son capaces de implementar y mantenerla.
En definitiva, la contabilidad analítica es la base esencial para analizar el desempeño de la empresa pero exige que la empresa esté preparada.