En EYE OF WHALE, consideramos que una asesoría es una "planta de producción de servicios" dónde el coste de personal representa el 80% de los costes totales. El tiempo de los empleados es un driver clave para monitorizar la empresa.
En una asesoría, es muy común tener la sensación que hay clientes que nos generan pérdidas, pues nos consumen mucho tiempo, llaman a menudo, no entregan la documentación a tiempo, dificultan nuestro trabajo para cumplir los plazos, o simplemente requieren un servicio que no está al nivel del precio que les facturamos.
O, al revés, vemos que unos clientes nos hacen la vida fácil, hay una fluidez y confianza mutua, e intuimos que ellos sí que nos generan una ganancia.
Cuando tienes más de 300 clientes, y que realizas unos 60 servicios diferentes, las intuiciones no sirven para tomar las buenas decisiones estratégicas y operativas en tu empresa.
🐳Para salir de estas intuiciones, hemos creado "EL APLICATIVO DEL REGISTRO DEL TIEMPO" para cada empleado, incluso el gerente, que permite registrar, en cada momento, durante toda la jornada laboral, la dedicación del empleado: qué acción realiza, para qué cliente, en qué momento la inicia y la finaliza.
Es una revolución de enfoque humanista que hemos querido emprender; no sólo la creación de una herramienta técnica. Me explico: el hecho que cada persona registre lo que hace en cada momento es un esfuerzo, además de compartir con mucha transparencia su "vida laboral" y eso todos -propietario, gerente, empleados-, somos conscientes que implica mucha responsabilidad con el uso de los datos.
Trabajamos con un buen propósito 🐳: el de utilizar los datos para construir la matriz de rentabilidad (Cliente, Servicio) además de observar cuáles son las acciones que consumen más tiempo y que requieren prioridad de focus para mejorar la eficiencia de los procesos y hacer más competitiva la asesoría.
El propósito no es de saber cuánto tiempo descansa la gente, y otros temas personales. De hecho, hemos pactado, con el propietario, el gerente, la plantilla, todos reunidos a la vez que, en el momento en qué los datos se utilicen para otro fin que el de mejorar pues se parará automáticamente el invento y se eliminará la herramienta. No se negocia con este punto.
Así, después de 11 meses de registro en la primera asesoría dónde implantamos la herramienta, con una fantástica colaboración de las personas, tenemos 18.488 horas registradas. Un verdadero tesoro.
El gerente, ahora, con datos de (fecha, empleado, acción, cliente) se reune con los Clientes para explicarles lo que está pasando y se abren soluciones: muchas veces, el cliente le pregunta al gerente: "¿Qué puedo hacer para ayudaros?", el Cliente agradece la gran porfesionalidad de la asesoría, y entiende que consume un tiempo valioso que se tiene que facturar.